Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Telefon: 0228 38 758 758
E-Mail: kontakt@apostille-expert.de
Website: https://apostille-expert.de

2. Kontaktdaten für Datenschutzanfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte nach der DSGVO können Sie sich jederzeit an den Verantwortlichen wenden:

Anfragen zum Datenschutz werden sorgfältig geprüft und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bearbeitet.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf einer gesetzlichen Grundlage nach der DSGVO.

Je nach Art der jeweiligen Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre unverbindliche Anfrage oder, soweit später ein Vertrag geschlossen wird, dessen Durchführung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit der Website, Bereitstellung der Server-Logfiles sowie Schutz vor Missbrauch des Formulars
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung, sofern eine solche erforderlich ist; für den gegenwärtigen Betrieb der Website ist keine Einwilligung in Analyse- oder Marketingdienste erforderlich, weil solche Dienste nicht eingesetzt werden

4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser Webserver bzw. Hosting-Dienstleister (Fly.io) automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners (sog. Server-Logfiles).

Hierbei werden insbesondere folgende Daten temporär erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei oder Unterseite
• Übertragene Datenmenge und Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode)
• Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems (User-Agent)
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL, sofern vom Browser übermittelt)

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen, die Stabilität und Sicherheit der informationstechnischen Systeme zu gewährleisten und Missbrauch oder Angriffe abzuwehren. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Server-Logfiles werden nach Erreichen des Speicherzwecks (in der Regel innerhalb von 7 bis 14 Tagen) gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist zu Beweiszwecken bei konkreten Sicherheitsvorfällen gesetzlich geboten.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie per E-Mail, telefonisch oder über einen bereitgestellten Kommunikationslink (z. B. WhatsApp) mit uns Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten sowie die Inhalte Ihrer Anfrage) verarbeitet, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und zu beantworten.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der zügigen und sachgerechten Beantwortung von Kundenanfragen). Die in diesem Rahmen erhobenen Daten werden gelöscht, sobald die jeweilige Angelegenheit abschließend geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

6. Verarbeitung einer unverbindlichen Anfrage über das Online-Formular

Wenn Sie über die Website das Formular absenden, handelt es sich um eine unverbindliche Anfrage. Mit dem Absenden kommt kein entgeltlicher Vertrag zustande. Wir verarbeiten die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

• Vorname und Nachname
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Art des Dokuments und optionale Freitextangaben zum Dokument
• gewählte organisatorische Optionen (Leistung, Stückzahl, Rücksendeweg, Abholstelle, gewünschter späterer Arbeitsbeginn)
• optionale Rücksendeanschrift
• Angaben in einem optionalen Kommentarfeld
• Anfragekennung
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• technisch zulässiger Partner-Parameter aus der Aufruf-URL, soweit übermittelt

Die Verarbeitung erfolgt, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und — falls Sie später einen Auftrag erteilen — die Apostille-Abwicklung für Ihr deutsches Dokument organisatorisch vorzubereiten. Apostille Expert übernimmt die organisatorische Vorbereitung und Begleitung der Apostille-Abwicklung. Die Apostille selbst wird ausschließlich von der zuständigen staatlichen Stelle erteilt.

Zur Bearbeitung speichern wir die Anfrage in einer Datenbank (Neon, serverless Postgres), übergeben sie an ein CRM-System (Bitrix24) und versenden eine Eingangsbestätigung sowie technische Hinweise über den E-Mail-Dienst Resend. Die Bestätigung enthält keine Zahlungsaufforderung und keine Links auf PDF- oder ZIP-Dateien.

7. Empfänger personenbezogener Daten und Auftragsverarbeitung

Soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, können personenbezogene Daten an ausgewählte Dienstleister weitergegeben werden, die uns bei der technischen oder organisatorischen Abwicklung unterstützen.

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht und die jeweiligen Dienstleister nur in dem Umfang Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, wie dies zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe erforderlich ist. Mit unseren technischen Dienstleistern haben wir, soweit gesetzlich vorgeschrieben, Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Aktive Empfänger für den gegenwärtigen Betrieb der Website sind:

• Hosting-Dienstleister (Fly.io) für den Betrieb der Produktionswebsite und serverseitiger Funktionen
• Auftragsdatenbank Neon (serverless Postgres)
• E-Mail-Dienst Resend für die Eingangsbestätigung der Anfrage und technische Hinweise
• CRM-System Bitrix24 zur Bearbeitung der Anfrage und der weiteren Kommunikation
• zuständige öffentliche Stellen, soweit dies zur Durchführung einer später beauftragten Apostille-Abwicklung erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben ist

Usercentrics GmbH setzen wir derzeit nicht ein. Google Analytics 4 setzen wir derzeit nicht ein. Cloudflare Turnstile setzen wir derzeit nicht ein. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff und sonstige unberechtigte Verarbeitung zu schützen.

Unsere Website verwendet eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS), um die Übertragung personenbezogener Daten zwischen Ihrem Endgerät und unserem Server zu schützen.

Zum Schutz des Anfrageformulars setzen wir eine eigene mathematische Rechenaufgabe ein. Es findet dabei keine Übermittlung an Cloudflare statt.

9. Cookies und Speicherung im Browser

Für den sicheren Betrieb des Anfrageformulars und die Anzeige der Bestätigungsseite setzen wir nur technisch erforderliche Speicherung im Sinne von § 25 Abs. 2 TDDDG ein. Ein Consent-Banner ist dafür nicht erforderlich.

Im Einzelnen:

• ae_csrf — HttpOnly-Cookie, höchstens 2 Stunden. Schutz des Anfrageformulars vor Cross-Site-Request-Forgery.
• ae_thanks — HttpOnly-Cookie, höchstens 15 Minuten. Zuordnung der Bestätigungsseite zur soeben gesendeten Anfrage.
• ae_order — HttpOnly-Cookie, höchstens 15 Minuten. Anzeige der Anfragekennung auf der Bestätigungsseite.
• ae_work_start — HttpOnly-Cookie, höchstens 15 Minuten. Anzeige der gewählten späteren Startoption auf der Bestätigungsseite.
• ae.checkout.draft — sessionStorage des aktuellen Browser-Tabs; die Speicherung endet, wenn Sie den Tab schließen. Zwischenspeicherung der Formulareingaben im Browser-Tab, einschließlich Name, Kontaktdaten und optionaler Rücksendeanschrift.

Usercentrics GmbH setzen wir derzeit nicht ein. Google Analytics 4 setzen wir derzeit nicht ein. Cloudflare Turnstile setzen wir derzeit nicht ein. Microsoft Clarity setzen wir derzeit nicht ein. Analyse- und Marketing-Cookies werden nicht gesetzt.

Ein zulässiger Partner-Parameter aus der Aufruf-URL wird mit der Anfrage gespeichert, damit die Herkunft der Anfrage nachvollziehbar bleibt. Das ist keine Speicherung für Marketing-Cookies.

Ein Link zu WhatsApp führt nur dann zu einer Datenverarbeitung durch WhatsApp, wenn Sie ihn selbst aufrufen. Wir laden kein WhatsApp-SDK und kein Meta-Pixel.

10. Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die unter Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten wenden.

11. Beschwerderecht

Unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Sie können sich insbesondere an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Soweit Sie sich an die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden möchten, ist dies:

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die konkreten Fristen für Anfragedatensätze, CRM-Einträge, E-Mail-Protokolle und technische Sicherheitsprotokolle werden gesondert festgelegt. Wir geben derzeit keine pauschale Frist von sechs oder zehn Jahren für jede einzelne Speicherung an.

Soweit später steuer- oder handelsrechtliche Unterlagen entstehen, können dafür gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten. Nach derzeitiger Rechtslage betragen diese je nach Dokumentenkategorie regelmäßig sechs oder zehn Jahre.

13. Internationale Datenübermittlungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der EU oder des EWR (Drittstaaten) erfolgt nur, soweit hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Soweit Dienstleister Daten in den USA oder anderen Drittstaaten verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (insbesondere dem EU-U.S. Data Privacy Framework für zertifizierte Unternehmen) oder auf Basis der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCC gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), gegebenenfalls flankiert durch zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

14. Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Für die Übermittlung und Bearbeitung einer Anfrage über unser Online-Formular sind die Pflichtangaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Dokumentart) jedoch erforderlich, da wir Ihr Anliegen sonst nicht sachgerecht bearbeiten und beantworten können.

15. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet auf unserer Website nicht statt.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund gesetzlicher Änderungen, technischer Entwicklungen oder Änderungen unserer Datenverarbeitung erforderlich wird.

Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs auf dieser Website veröffentlichte Fassung der Datenschutzerklärung.

Sofern Änderungen dieser Datenschutzerklärung Auswirkungen auf eine von Ihnen erteilte Einwilligung haben oder gesetzlich eine erneute Information oder Einwilligung erforderlich ist, werden wir die gesetzlichen Vorgaben beachten.

17. Stand dieser Datenschutzerklärung

Stand dieser Datenschutzerklärung: 16.09.2026 (Fassung 2026-09-16-r1)

Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem oben angegebenen Datum.

Maßgeblich ist ausschließlich die jeweils veröffentlichte Fassung dieser Datenschutzerklärung.